Zet in op circulaire bedrijfskleding met een raamovereenkomst

Hoe pas je een raamovereenkomst toe?

Overheden kunnen een raamovereenkomst opnemen in de aanbestedingsprocedure voor de inkoop en het onderhoud van bedrijfskleding. Aan de hand van circulaire inkoopcriteria kunnen overheden de partij kiezen met wie zij de raamovereenkomst gaan sluiten. De Rijksoverheid heeft een overzicht gemaakt van voorbeelden van gunnings- en selectiecriteria waarmee je circulaire bedrijfskleding kunt inkopen. Deze voorbeelden staan in de tool die de overheid heeft ontwikkeld voor maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI).

Nadat de (de)centrale overheid een raamovereenkomst heeft gesloten met de geselecteerde partij of partijen, kunnen zij voor de duur van een aantal jaar samen ambities op het gebied van circulaire bedrijfskleding waarmaken. Hiervoor kunnen de overheid en de opdrachtnemers een groeipad afspreken.

Dit is dus een meerjarige samenwerking en dat heeft veel voordelen, zoals:

Het is ook mogelijk om af te spreken dat de overheid de overeenkomst tussentijds opzegt of niet verlengt als de opdrachtnemer binnen een bepaalde periode niet de overeengekomen circulaire doelen heeft behaald. Dit geeft meer zekerheid dat de duurzame ambities behaald worden gedurende de looptijd van de raamovereenkomst.

Om inzicht te krijgen in de tussentijdse voortgang van het behalen van de circulaire doelstellingen, kun je afspreken dat de opdrachtnemer periodiek (bijvoorbeeld ieder kwartaal) moet rapporteren over of en welke resultaten de opdrachtnemer heeft behaald op het gebied van de circulaire doelstellingen.

Tot slot kunnen in een raamovereenkomst verschillende contractbepalingen opgenomen worden met als doel om de milieu-impact van bedrijfskleding te minimaliseren. Een voorbeeld van zo’n contractbepaling is:

"Leverancier dient binnen een jaar na ondertekenen van Overeenkomst voor de [3 á 4] meest geleverde kledingstukken een levenscyclusanalyse (zoals ReCiPe of gelijkwaardig) aan te leveren op. Op basis van de inzichten uit de levenscyclusanalyse dient Inschrijver jaarlijks met voorstellen te komen om de ecologische impact van de te leveren kleding te minimaliseren.”

Uit de praktijk

Gemeente Amstelveen heeft met een raamovereenkomst de levering, reiniging en retourstromen van circulaire bedrijfskleding aanbesteed. Twee van de vier kwaliteitscriteria gingen over de circulariteit van de bedrijfskleding. In totaal konden inschrijvers 300 van de 700 punten verdienen met de volgende subgunningscriteria:

De raamovereenkomst loopt gedurende vijf jaar. Dit kan vijf keer met een periode van een jaar verlengd worden, als er sprake is van gelijkblijvende voorwaarden. De gemeente Amstelveen heeft voor een lange looptijd gekozen zodat de leverancier kan innoveren op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). In het bijzonder moet de leverancier voor innovatie zorgen op het gebied van levensduurverlenging. De leverancier moet ervoor zorgen dat er elk jaar:

Gemeente Zaanstad heeft in 2023 een aanbesteding georganiseerd voor bedrijfskleding en heeft een raamovereenkomst gesloten met de winnende inschrijver.

In de raamovereenkomst heeft gemeente Zaanstad vastgelegd dat de opdrachtnemer elk kwartaal moet rapporteren over onder andere 'De resultaten bijdrage inkoopdoelstellingen Gemeente Zaanstad bij uitvoering van de opdracht:

De gemeente Zaanstad wil hiermee de kwaliteit van de dienstverlening van haar opdrachtnemers inzichtelijk maken en kunnen sturen op de resultaten daarvan. De uitkomsten van deze kwartaalrapportages zijn onder meer relevant voor beoordeling of gemeente Zaanstad de raamovereenkomst met deze opdrachtnemer wil verlengen na afloop.

Juridische toelichting

Welke procedure gevolgd moet worden bij het aanbesteden van de raamovereenkomst, hangt af van de totale geraamde waarde van alle voorgenomen opdrachten of projecten tijdens de looptijd van de raamovereenkomst. Als die waarde boven het Europees drempelbedrag ligt, moet de raamovereenkomst volgens de Europese procedure aanbesteed worden. Als het geraamde bedrag onder de drempels uitkomt, dan mag de nationale procedure gevolgd worden.

Een raamovereenkomst mag in principe voor een maximale periode van 4 jaar worden aangegaan, maar het is mogelijk om een raamovereenkomst met een langere looptijd te sluiten als deze keuze goed wordt gemotiveerd. Tijdens deze looptijd mag de aanbestedende dienst onbeperkt opdrachten verstrekken aan de contractpartij(en) zonder opnieuw een aanbestedingsprocedure te volgen.