Zet in op circulaire apparaten met een raamovereenkomst

Hoe kun je een raamovereenkomst toepassen?

PIANOo (expertisecentrum aanbesteding) geeft op zijn website meer informatie over wat een raamovereenkomst is en onder welke voorwaarden hiervan gebruik mag worden gemaakt.

Overheden kunnen een raamovereenkomst opnemen in de aanbestedingsprocedure voor de inkoop en het onderhoud van elektronische apparaten. Aan de hand van circulaire inkoopcriteria kunnen overheden de partij kiezen met wie zij de raamovereenkomst afsluiten. Je kan de inschrijvers bijvoorbeeld vragen een plan van aanpak aan te leveren voor het vergroten van de circulariteit van de apparaten. In het gunningsproces kun je bijvoorbeeld op basis van de volgende criteria punten toekennen:

De Rijksoverheid heeft ook een overzicht gemaakt van voorbeelden van gunnings- en selectiecriteria waarmee je circulair elektrische of elektronische apparaten kunt inkopen. Zie de tool die de overheid heeft ontwikkeld voor maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI).

Nadat de (de)centrale overheid een raamovereenkomst heeft gesloten met de geselecteerde partij of partijen, kunnen zij voor de duur van een aantal jaar samen ambities op het gebied van circulaire elektronische apparaten waarmaken. Hiervoor kunnen de overheid en de opdrachtnemer een groeipad afspreken.

Dit is dus een meerjarige samenwerking en dat heeft veel voordelen, zoals:

Het is ook mogelijk om af te spreken dat de overheid de overeenkomst tussentijds opzegt of niet verlengt als de opdrachtnemer binnen een bepaalde periode niet de overeengekomen duurzame prestaties heeft behaald. Dit geeft meer zekerheid dat de duurzame ambities behaald worden gedurende de looptijd van de raamovereenkomst.

Uit de praktijk

Gemeente Haarlem heeft in 2023 een aanbesteding georganiseerd voor een raamovereenkomst voor de levering van ICT gerelateerde End User Devices (EUD’s), zoals mobiele telefoons en laptops en daarbij behorende diensten. In deze aanbesteding heeft gemeente Haarlem twee circulaire subgunningscriteria toegepast. De inschrijvers konden in totaal 300 van de 700 punten verdienen met de volgende subgunningscriteria:

1. Duurzaamheid Ontwikkelplan grondstoffen

De inschrijvers moesten in een ontwikkelplan beschrijven hoe zij voor een zo circulair mogelijke omgang met grondstoffen zorgen gedurende de looptijd van de raamovereenkomst. De ingediende ontwikkelplannen werden aan de hand van de volgende aspecten beoordeeld door gemeente Haarlem:

2. Duurzaamheid verpakkingen

Voor dit onderdeel moesten de inschrijvers aangeven:

Naarmate de inschrijver beter zorg droeg voor het inzamelen en recyclen van de verpakkingen, werd dit deel van de inschrijving hoger gewaardeerd.

Juridische toelichting

Welke procedure gevolgd moet worden bij het aanbesteden van de raamovereenkomst, hangt af van de totale geraamde waarde van alle voorgenomen opdrachten of projecten tijdens de looptijd van de raamovereenkomst. Als die waarde boven het Europees drempelbedrag ligt, moet de raamovereenkomst volgens de Europese procedure aanbesteed worden. Als het geraamde bedrag onder de drempels uitkomt, dan mag de nationale procedure gevolgd worden.

Een raamovereenkomst mag in principe voor een maximale periode van 4 jaar worden aangegaan, maar het is mogelijk om een raamovereenkomst met een langere looptijd te sluiten als deze keuze goed wordt gemotiveerd. Tijdens deze looptijd mag de aanbestedende dienst onbeperkt opdrachten verstrekken aan de contractpartij(en) zonder opnieuw een aanbestedingsprocedure te volgen.